Guarda de documentos: um universo em expansão
Fonte: Document Management - 31/12/2008

Empresas profissionalizam a guarda de informações e gestão de
documentos em papel.


Tão importante quanto o gerenciamento de arquivos digitais, a
necessidade de gestão de documentos físicos em papel cresce na
mesma medida em que se desfaz a aspiração futurista de um sem
número de executivos, que ainda sonham com o predomínio dos
escritórios do tipo paperless (sem papel).
A realidade, no entanto, mostra que o consumo de papel no mundo
corporativo ainda é expressivo e sem sinal de que irá desaparecer
algum dia, ou mesmo decrescer em um futuro próximo. Com efeito,
o consumo mundial de papel cresceu mais de seis vezes desde a
metade do século XX, segundo dados do Woridwatch Institute.
A entidade também estima que, em alguns países como nos
Estados Unidos, o consumo per capita de papel pode chegar a mais
de 300 kg por ano, contra 40 kg/per capita no Brasil.
Diante desse fato, o que fazer com as montanhas de papel que se
multiplicam a cada dia tornou-se um dos principais dilemas no
ambiente empresarial, em todo o mundo. O arquivamento de tudo,
sem planejamento, ou o expurgo indiscriminado não configuram
solução, uma vez que esses papéis carregam importância em graus
variados para a empresa. Mas a verdade é que, embora seja
expressiva a quantidade de documentos que devem ser guardados
por exigência dos processos internos do negócio ou por determinação
legal -, um volume também expressivo de papelada inútil tem
consumido recursos financeiros e humanos das companhias, por
inexistência de uma boa estratégia de gestão.

Uma saída encontrada por muitas empresas tem sido o outsourcing
de gerenciamento e guarda documental. Em geral, a companhia que
aposta nesta tendência o faz após perceber que se encontra em uma
encruzilhada: ou investe na terceirização ou permanece destinando
um número sempre maior de funcionários dedicados a essa atividade,
sendo, por vezes, forçada a contratar especialistas, e desviar o foco do
seu negócio principal, além de reservar espaços físicos sempre mais
extensos para armazenamento em suas próprias instalações - o que
pode significar despesas eventualmente inviáveis, dependendo do
preço do metro quadrado da região em que o negócio está localizado.
No Brasil, as empresas contam com um bom número de grandes
players nativos e globalizados, referenciados internacionalmente na
terceirização de gestão de documentos, segundo informa o presidente
da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos
(ABGD), Luiz Alfredo Santoyo. Para o executivo, a "era dos guardadores
de papel" já acabou. "Hoje, esses gestores possuem uma visão mais
atual do mercado, suas necessidades e sua real finalidade, que é cuidar
do gerenciamento dos documentos desde sua criação até sua destinação
final", conceitua.

Segundo Santoyo, foi essa mudança de postura, ocorrida nos últimos
anos, que permitiu a formação da própria associação, que consiste de
um fórum permanente de debates de idéias e tendências do setor, na
mesma linha da Prism International (Professional Records & Information
Services Management), entidade internacional à qual a ABGD é associada.
A meta da ABGD é, posteriormente, seguir a mesma trilha da entidade
americana, que está um passo à frente, acumulando funções de
regulamentação do setor nos Estados Unidos. "Esperamos em breve
também poder contribuir neste sentido", diz Santoyo.
O presidente da ABGD acredita que as empresas prestadoras de
serviços estão presentes no cotidiano corporativo de forma permanente,
desenhando soluções documentais específicas, talhadas para as
necessidades e requisições de cada negócio. "O cliente descreve a
necessidade e as empresas especializadas fornecem o que elas precisam",
resume, acrescentando que o Brasil se tornou referência mundial em
processos de DMS - Document Management Systems - ou BPO - Business
Process Outsourcing. "Estamos lado a lado com países que são referência
no mundo, como Austrália, índia e Vietnã, que se destacam pelas boas
práticas implementadas e pela tecnologia desenvolvida para os clientes",
ressalta. Uma barreira às boas práticas de gestão, na análise de Santoyo,
ocorre no âmbito da legislação.
"Ainda há no Brasil uma dificuldade em se definir uma política para esta
área, uma vez que o Conarq regulamenta apenas os documentos legais,
e não as empresas privadas", afirma. Nessa área,a ABGD estaria
assumindo a finalidade de suprir a lacuna e prestar orientações aos
empresários no que concerne a gestão documental. "Um exemplo
disso seria a criação, pela ABGD, de uma tabela de temporalidade
que pudesse servir de base para uso do mercado”, diz.

A associação também se empenha em divulgar boas práticas para o
setor envolvendo, inclusive,atividades relativas a expurgo seguro de
documentos. "Nos Estados Unidos, há caminhões fragmentadores que
já funcionam durante o transporte do material para as empresas
especializadas. Aqui, há necessidade de investimentos tecnológicos
nessa área, que deverá crescer nos próximos anos, diante da necessidade
crescente de eliminação não apenas do papel, mas também de destruição
das informações nele contidas.", diz Santoyo, lembrando que HDs, DVDs,
CDs, fitas e microfilmes também são meios físicos e, como tal, contêm
informações estratégicas das empresas. "No momento de sua destruição,
essas mídias devem ser tratadas com os mesmos sistemas criteriosos
usados no período em que estiveram custodiados", ensina o presidente
da ABGD. Além de orientações e informações, a entidade provê Selo de
Qualidade para empresas fornecedoras de serviços, e também capacita
mão-de-obra para o segmento.


O DESAFIO DO FLUXO ACELERADO DE INFORMAÇÕES
O crescimento explosivo do fluxo de informações é um grande desafio
para o setor, segundo André Alckmin, diretor-presidente do Grupo Store.
"O volume incontrolável de informações demanda atividades precisas
para a gestão dos volumes e, principalmente, para a busca destas
informações", diz o executivo, para quem o grande modelo da gestão
de informações da atualidade é o site de buscas Google. "Há ali um
universo de informações sem forma e sem estrutura. Organizar esta
massa de informação é o grande desafio de todos os prestadores de
serviço", argumenta Alckimim.
Outro grande desafio das empresas, segundo o diretor da Store, diz
respeito à automação do processo de classificação dos documentos,
estruturados ou não estruturados, independentemente do suporte
utilizado, de forma a maximizar o processo de entrega da informação
desejada pelo cliente. "Trata-se de desafio maior do que simplesmente
aplicar a tecnologia disponível no mercado mundial", diz ele, lembrando
que hoje as empresas utilizam, para arquivamento e localização imediata
de papéis, recursos como códigos de barras bidimensionais ou
tridimensionais, cartões Smart ID e RFID, entre outros. "As empresas
querem a informação, não importa se digital ou analógica. A classificação
de todos os documentos, interferindo o mínimo possível na dinâmica
de seus processos, garante a agilidade requerida pelo seu time de
negócios," interpreta o diretor da Store.
Todos esses desafios de gestão documental integram a rotina de
empresas de guarda que trabalham com volumes gigantescos de
documentos,e é o que as empurram atualmente para patamares
maiores de automatização de processos de busca,por meio do uso
de softwares desenvolvidos especificamente para o setor, inteligência
artificial e muitos outros recursos tecnológicos sofisticados,que
incrementam a expertise no gerenciamento de massas críticas de
informações.

Para João Carmona, diretor presidente da subsidiária brasileira da
Recall International, o RFID,por exemplo, representou um avanço
significativo no uso de dispositivos tecnológicos, permitindo às empresas
uma auditoria de grandes volumes com um nível de exatidão impossível
de ocorrer em processos manuais. "Caixas ou documentos podem ser
acossados entre grandes volumes, com ganhos de tempo antes não
previsíveis", ressalta, informando que a própria Recall no Brasil usa o
RFID para busca de documentos custodiados.
"O grande apelo do RFID é a agilidade e a rastreabilidade não somente
dentro da empresa de guarda, mas desde sua retirada no cliente até
seu destino final, seja ele a guarda definitiva ou dinâmica, sua conversão
em documento digital ou sua destruição", pondera Carmona. Ele explica
que esta tecnologia permite o acompanhamento online de todo o trajeto
do documento, o que aumenta a confiabilidade oferecida ao cliente.
"A confiabilidade, juntamente com a rastreabilidade e a agilidade,
formam o tripé essencial para a guarda segura de documentos", diz.
O presidente a Recall Brasil ressalta que são várias as tecnologias -
disponíveis ou prestes a serem lançadas - capazes de incrementar a
rastreabilidade de papéis. "Uma das tendências para o futuro, que já
podemos identificar, é o uso de tecnologia celular, o que certamente
irá tomar o acesso à informação mais seguro, rápido e preciso", aposta.


MODELOS, CARACTERÍSTICAS E TENDÊNCIAS DO MERCADO DE GUARDA
Identifica-se no mercado dois modelos principais de serviços de
guarda de documentos: a guarda de caixas e a de documentos
individuais. De acordo com Eduardo Coppola Gutierrez, diretor da
Keepers, a tendência mais forte é a guarda de documentos.
"A preparação é muito importante neste processo,requerendo o
desenvolvimento de sistemas que garantam a gestão e a entrega
dos serviços com segurança", diz Gutierrez.
O diretor da Keepers lembra que o crescimento vertiginoso do setor
impôs uma grande ênfase à qualidade e à adoção de tecnologias de
ponta, com vistas a melhorias de gestão combinadas com redução de
custos. "As empresas querem se livrar da montanha de papéis, mas
não podem se dar ao luxo de ter gastos desnecessários. A regra
agora é trocar custos por receitas", diz ele. O benefício com a
terceirização da guarda do acervo estaria, portanto, na transformação
do espaço antes ocupado por caixas de arquivo em centros geradores
de receitas.
"Além de ganhar novas áreas produtivas, a empresa também ganha
tempo para cuidar da atividade final, e não do arquivo", reforça
Rodrigo Gutierrez. O ciclo de vida dos documentos segue a teoria das
três idades, conceito de arquivologia, segundo o qual os documentos
passam por três fases: corrente, intermediária e permanente. Para
avaliar e encaixar cada papel em uma dessas fases, as empresas
contam com tabelas de temporalidade, que seguem normas legais,
além de outras determinadas pêlos próprios clientes que seguem
tal teoria. Para a especialista em organização de arquivos,Suely
Dias dos Santos, diretora Técnica, empresa especializada na
organização de arquivos corporativos, a tabela de temporalidade é
um item a parte.Segundo ela, as muitas empresas desconhecem os
prazos indicados pela legislação e não descartam nada, ou
simplesmente, nem aplicam a tabela ao seu legado documental.
"Os usuários devem estar atentos às tabelas que são atualizadas
freqüentemente pelas entidades governamentais e pêlos institutos
ligados as áreas fiscal, tributária entre outras", reitera Suely Santos.
Mas ela credita ao desconhecimento e à resistência dos usuários à
aplicação, deixando às empresas de custódia um grande problema."
O usuário paga para guardar documentos que poderiam ser
descartados ou descartam o que deveria estar custodiado,
dificultando a eficiência das empresas de guarda", diz. Nesse 8 ou 80
quem acaba perdendo é o usuário que não utiliza o conceito de gestão
documental como estratégia de negócios e nem da aplicação da
qualidade de informação que seus documentos detém.

Enquadrados em sua respectiva fase, os documentos são gerenciados
de acordo com o modelo de serviços de guarda adotado. "As empresas
de guarda possuem dois sistemas, um de gerenciamento das caixas e
outro mais complexo de gerenciamento de documentos, utilizados para
permitir a localização e resgate das informações. No meu entendimento,
com este sistema as empresas conseguem atender as exigências dos
clientes quanto aos prazos de guarda e determinação do expurgo dos
documentos ou sua manutenção na custodia terceirizada", explica
Sérgio Souza, diretor geral da Interfile.
De acordo com Souza, mesmo em se tratando de documento "vivo",
ou seja, muito requisitado dentro de uma companhia, a tendência no
âmbito das empresas de guarda é reduzir ao máximo o manuseio do
papel físico. "Por isso, estudam-se meios tecnológicos que permitem, simultaneamente agregação de valor aos serviços e aos seus modelos
de negócio das empresas de guarda, para não perder mercado.
"Porque é preciso fidelizar os clientes mostrando as vantagens da
guarda que o auxiliam no seu próprio negócio", diz.
Souza está entre os que não acreditam que o documento físico irá
desaparecer. "Mas o mundo dos documentos digitais tende a crescer,
desde que tenham no Brasil o devido respaldo legal, ficando para
custódia somente o legado documental já existente nas empresas,"
prevê. Tendo em vista que a guarda e gestão de documentos é uma
atividade meio, caberia às empresas de guarda provar que a gestão
terceirizada é mais efetiva, agrega valor à gestão da informação e traz
inúmeras vantagens competitivas nas diversas verticais de negócios.
A opinião é de Geraldo Marques,diretor geral da Metrofile. Segundo
Marques, a gestão documental é atividade relativamente recente no
mercado brasileiro, razão pela qual ainda não penetrou no segmento
de pequenas e médias empresas. "Muitas das estratégias de negócios
hoje estão voltadas para este novo filão do mercado",diz o executivo.
Ele defende que, independentemente da abertura de frentes de
negócios ou do porte da empresa ou da clientela, é preciso garantir a
redução dos riscos operacionais, seja no ambiente que receberá os
documentos físicos, seja no que se refere à distribuição estratégica
dos pontos de guarda. "Isso é fundamental para garantir a maior
segurança possível aquele tipo de mídia", diz.
Vale ressaltar que não são somente os documentos em papel são
considerados mídias analógicas, mas também diversas outras mídias
físicas,como as fitas Dat, microfichas e microfilmes. "Elas compõem
todo um tipo de acervo a ser guardado, gerenciado e preservado, e
que contêm informações tão vitais quanto o papel", lembra Paulo
Sérgio Carneiro, da P3 Image.
Carneiro informa que hoje as empresas investem pesado na construção
de salas-cofre seguras e com climatização especial para a custódia
desse tipo de mídia. "Esta é outra área especial dentro dos serviços
de guarda e gerenciamento de documentos. Assim como o papel,
essa mídia também pode ser transformada em documento digital
para fácil resgate da informação", explica.
Já para António Carlos Freitas Spínola, diretor da Prado Chaves, uma
característica do mercado que merece ser citada é a de rápido
crescimento de empresas que atuam no setor, com destaque para as
de pequeno porte. "As pequenas e médias prestadoras de serviços de
guarda diferenciam-se das demais pela flexibilidade e também pela
customização de serviços que oferecem", argumenta. "Mas,
independentemente de porte, as boas práticas são fundamentais
para que os serviços sejam prestados com qualidade e segurança.
Caso contrário, haverá uma desvirtualização de tudo para o que
vem sendo trabalhado pelo mercado", recomenda.

DEMANDA CRESCENTE
A demanda por terceirização, ou outsourcing, de serviços de guarda
documental tem aumentado, segundo especialistas. Esta tem sido a
solução encontrada por empresas de vários portes, que procuram
parceiros que atendem a suas necessidades específicas.
Paulo Pereira, diretor da PA arquivos, argumenta que nesta época
crise financeira a ação do
governo e das empresas é sempre em função de se rever os custos.
"Estas são ótimas oportunidades para as empresas de guarda, pois
podemos oferecer serviços com preços competitivos". Já para António
Carlos Freitas Spínola, diretor da Prado Chaves, uma característica do
mercado que merece ser citada é a de rápido crescimento de
empresas que atuam no setor, com destaque para as de pequeno
porte. "As pequenas e médias prestadoras de serviços de guarda
diferenciam-se das demais pela flexibilidade e também pela
customização de serviços que oferecem", argumenta. "Mas,
independentemente de porte, as boas práticas são fundamentais
para que os serviços sejam prestados com qualidade e segurança.
Caso contrário, haverá uma desvirtualização de tudo para o que
vem sendo trabalhado pelo mercado", recomenda.