Alguns erros simples podem causar prejuízos para empresas, que
podem ser prejudicadas inclusive em causas trabalhistas.

Um levantamento realizado pela Interfile, empresa especializada em
terceirização de serviços (Business Process Outsourcing), com mais
de 180 empresas, revelou que cerca de 68% dos gestores de recursos
humanos apontam a falta de controle efetivo de prontuários como
principal entrave à gestão eficiente, ao pronto-atendimento de processos
internos e as solicitações de seus funcionários, como pedido do número
de PIS, em casos de primeiro emprego.

Outro ponto problemático ressaltado é o número de causas trabalhistas
perdidas pela deficiência na guarda dos documentos, gerando um
grande prejuízo para a empresa.

"A área de Recursos Humanos é estratégica nas empresas e deve
ficar atenta para não concentrar seus esforços somente na atuação
operacional por conta da enorme demanda de organização e controle
dos documentos, que podem chegar a 150 por funcionário", explica
Márcia Evangelista, diretora de Recursos Humanos da Interfile. "Hoje
em dia, mais do que isso, os profissionais de recursos humanos
precisam focar a sua atuação na gestão de talentos, políticas de
integração, capacitação profissional e campanhas motivacionais,
iniciativas fundamentais para manter a competitividade e reduzir a
rotatividade de colaboradores."

As 7 ineficiências percebidas nas empresas na gestão de
prontuários de RH são:

1. Ocupação de espaço físico para armazenamento;
2. Alocação de funcionários para a guarda e busca de documentos;
3. Falta de controle dos documentos armazenados;
4. Deficiência no manuseio e conservação de documentos;
5. Risco de perda e extravio;
6. Tempo despendido para rearquivamento;
7. Dificuldade no acesso aos documentos.


“Todas estas ineficiências podem ser solucionadas pelos gestores de
RH de forma rápida, com qualidade e segurança. O custo-benefício de
investimentos relacionados a documentos sob a responsabilidade da área
resulta na otimização das rotinas das pessoas, viabilizando foco no core
business”, afirma Renata Daltro, diretora de Business Solutions da Interfile.

De olho na demanda das empresas por soluções que agilizem e tornem
mais eficiente a gestão de prontuários de seus colaboradores, a Interfile
lançou no mercado o Profile RH. A solução permite a auditoria, digitalização, consulta personalizada e alerta para pendências e renovação de documentos. Além disso, de imediato, acaba com o gasto fixo crescente da guarda de
arquivos em papel.

“Como todas as informações ficam disponíveis on-line, as auditorias
internas ou externas podem ser realizadas em tempo real e remotamente.
Para as empresas que terceirizam funcionários e por obrigatoriedade
precisam enviar todos os documentos para o cliente onde a pessoa está
alocada, a ferramenta, além de reduzir custo com cópias e transporte, traz agilidade ao processo. Já para as empresas que contratam, a solução
facilita o acesso aos dados dos colaboradores terceirizados, evitando
desgastes desnecessários com a fiscalização”, acrescenta Renata.

Para visualizar as informações, cada usuário possui uma senha exclusiva
que determina o tipo de acesso ao sistema, o que garante mais segurança
e sigilo aos dados dos colaboradores.