Um levantamento realizado pela Interfile — empresa especializada em terceirização de serviços (Business Process Outsourcing) — com mais de 180 empresas revelou que cerca de 68% dos gestores de recursos humanos apontam a falta de controle efetivo de prontuários como principal entrave à gestão eficiente, ao pronto-atendimento de processos internos e as solicitações de seus funcionários, como pedido do número de PIS, em casos de primeiro emprego.
Outro ponto problemático ressaltado é o número de causas trabalhistas perdidas pela deficiência na guarda dos documentos, gerando um grande prejuízo para a empresa. “A área de Recursos Humanos é estratégica nas empresas e deve ficar a atenta para não concentrar seus esforços somente na atuação operacional por conta da enorme demanda de organização e controle dos documentos, que podem chegar a 150 por funcionário. Hoje em dia, mais do que isso, os profissionais de recursos humanos precisam focar a sua atuação na gestão de talentos, políticas de integração, capacitação profissional e campanhas motivacionais, iniciativas fundamentais para manter a competitividade e reduzir a rotatividade de colaboradores”, explica Márcia Evangelista, diretora de Recursos Humanos da Interfile.
As 8 ineficiências percebidas nas empresas na gestão de prontuários de RH são:

• Ocupação de espaço físico para armazenamento;
• Alocação de funcionários para a guarda e busca de documentos;
• Falta de controle dos documentos armazenados;
• Deficiência no manuseio e conservação de documentos;
• Risco de perda e extravio;
• Tempo despendido para rearquivamento;
• Dificuldade no acesso aos documentos.

“Todas estas ineficiências podem ser solucionadas pelos gestores de RH de forma rápida, com qualidade e segurança. O custo-benefício de investimentos relacionados a documentos sob a responsabilidade da área resulta na otimização das rotinas das pessoas, viabilizando foco no core business”, afirma Renata Daltro, diretora de Business Solutions da Interfile.
Para atender a forte demanda das empresas por soluções que agilizem e tornem mais eficiente a gestão de prontuários de seus colaboradores, a Interfile lançou no mercado o Profile RH.
A solução permite a auditoria, digitalização, consulta personalizada e alerta para pendências e renovação de documentos. Além disso, de imediato, acaba com o gasto fixo crescente da guarda de arquivos em papel. “Como todas as informações ficam disponíveis on-line, as auditorias internas ou externas podem ser realizadas em tempo real e remotamente. Para as empresas que terceirizam funcionários e por obrigatoriedade precisam enviar todos os documentos para o cliente onde a pessoa está alocada, a ferramenta, além de reduzir custo com cópias e transporte, traz agilidade ao processo. Já para as empresas que contratam, a solução facilita o acesso aos dados dos colaboradores terceirizados, evitando desgastes desnecessários com a fiscalização”, acrescenta Renata.
Para visualizar as informações, cada usuário possui uma senha exclusiva que determina o tipo de acesso ao sistema, o que garante mais segurança e sigilo aos dados dos colaboradores.