Um levantamento realizado pela Interfile, empresa especializada em terceirização de serviços (Business Process Outsourcing), com mais de 180 empresas, revelou que cerca de 68% dos gestores de recursos humanos apontam a falta de controle efetivo de prontuários como principal entrave à gestão eficiente, ao pronto-atendimento de processos internos e as solicitações de seus funcionários, como pedido do número de PIS, em casos de primeiro emprego. Outro ponto problemático ressaltado é o número de causas trabalhistas perdidas pela deficiência na guarda dos documentos, gerando um grande prejuízo para a empresa.

“A área de Recursos Humanos é estratégica nas empresas e deve ficar atenta para não concentrar seus esforços somente na atuação operacional por conta da enorme demanda de organização e controle dos documentos, que podem chegar a 150 por funcionário. Hoje em dia, mais do que isso, os profissionais de recursos humanos precisam focar a sua atuação na gestão de talentos, políticas de integração, capacitação profissional e campanhas motivacionais, iniciativas fundamentais para manter a competitividade e reduzir a rotatividade de colaboradores”, explica Márcia Evangelista, diretora de Recursos Humanos da Interfile.

As 8 ineficiências percebidas nas empresas na gestão de prontuários de RH são:

• Ocupação de espaço físico para armazenamento;
• Alocação de funcionários para a guarda e busca de documentos;
• Falta de controle dos documentos armazenados;
• Deficiência no manuseio e conservação de documentos;
• Risco de perda e extravio;
• Tempo despendido para rearquivamento;
• Dificuldade no acesso aos documentos.

“Todas estas ineficiências podem ser solucionadas pelos gestores de RH de forma rápida, com qualidade e segurança. O custo-benefício de investimentos relacionados a documentos sob a responsabilidade da área resulta na otimização das rotinas das pessoas, viabilizando foco no core business”, afirma Renata Daltro, diretora de Business Solutions da Interfile.