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Produto Processo permite rastrear documentos tornando a consulta mais ágil e eficiente Parte fundamental da gestão de documentos, a indexação garante a consulta e o resgate da documentação armazenada na Interfile. Por mês, a companhia realiza a indexação de mais de 1,5 milhão de registros. Previamente definido pelo cliente, o indexador pode ser comparado ao número de identidade de um documento, uma espécie de DNA no formato de código de barras. Cada arquivo, seja ele em papel ou digital, pode ter até quatro índices, geralmente associados ao número de contrato, prontuário e nome e CPF dos clientes finais. “Por meio do código de barras, a empresa contratante pode realizar consultas no sistema, visualizar os registros desejados e solicitar os documentos originais à Interfile. O software faz a busca e todos os processos envolvidos no arquivo podem ser encontrados. Por exemplo, ao se digitar o número de um contrato, todos os registros como RG e dados cadastrais disponíveis do cliente final podem ser acessados", explica Vagner Senhorini, gerente de operações da Interfile. Assim que um documento chega à Interfile ele segue para a indexação. Durante essa etapa, geram-se os códigos de barras com base nos índices desejados. É possível, ainda, produzi-los durante a impressão das vias dos contratos no próprio ponto de vendas, conforme a necessidade de cada empresa. No final do processo, os índices dos arquivos são associados a um indexador de caixa, para que sua localização seja facil. “Os indexadores garantem aos nossos clientes segurança no armazenamento a agilidade nas consultas, viabilizando a concentração de seus negócios no core business e a economia de tempo, um bem precioso na hora de formalizar contratos e de elevar competitividade no mercado", analisa Senhorini.
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